Kiến thức

Làm việc hiệu quả #5: Hoàn thành công việc nhanh chóng với Getting Things Done

Getting Things Done (viết tắt là GTD) là phương pháp giúp tối ưu năng suất và quản lý nhiệm vụ tốt hơn.

Nguồn gốc và cách thức hoạt động của Getting Things Done

Getting Things Done (viết tắt là GTD, nghĩa tiếng Việt: hoàn thành mọi thứ) được ra đời bởi David Allen. Theo ông, bộ não chúng ta xử lý thông tin tốt hơn là lưu trữ nó: khi nhận thấy có quá nhiều thứ cần phải làm, bạn càng cảm thấy khó khăn khi quyết định phải làm gì đầu tiên. Vì vậy, GTD ra đời nhằm mục đích tổ chức và sắp xếp các nhiệm vụ hợp lý hơn, đồng thời tập trung vào những việc quan trọng trong ngày. Khi đã quen với quy trình làm việc với GTD, bạn sẽ không phải lo lắng về tình trạng choáng ngợp trong danh sách cần làm dài dẳng và nhớ trước quên sau.

GTD phù hợp với mọi đối tượng, bạn có thể áp dụng phương pháp này để học tập - làm việc hiệu quả hơn. Trong trường hợp bạn luôn cảm thấy choáng ngợp bởi hàng đống nhiệm vụ cần hoàn thành mỗi ngày, hoặc gặp khó khăn trong việc ghi nhớ những chi tiết nhỏ, GTD chắc chắn là phương pháp làm việc bạn nên thử trải nghiệm.

5 bước lập kế hoạch làm việc với Getting Things Done

Để tối ưu năng suất học tập - công việc, bạn chỉ cần thực hiện theo 5 bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Ghi lại mọi thứ bạn cần làm hoặc muốn làm

Mỗi khi bạn nảy ra ý tưởng muốn làm hoặc cần làm gì đó, bất kể việc đó có gấp hay không, hoặc có cần thiết ở thời điểm hiện tại không, cứ ghi ra. Bạn có thể ghi ra sổ tay, hoặc các ứng dụng ghi chú hiệu quả như Notion, Google Keep, OneNote hoặc Evernote,...

Bước 2: Xử lý và phân loại các thông tin đã lưu trữ

Tiếp theo, bạn cần xem xét đâu là những nhiệm vụ cần thiết phải làm, đâu là những việc không cần ưu tiên hoặc có thể lược bỏ.

Bước 3: Sắp xếp và lên lịch các nhiệm vụ cần làm

Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ ưu tiên, hãy sắp xếp các việc cần làm này vào lịch trình của bạn (hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng). Bạn có thể viết vào sổ tay, hoặc các ứng dụng Lịch Google, Trello, Notion,... và cài đặt tính năng nhắc nhở cho từng nhiệm vụ.

Bước 4: Kiểm tra thật kỹ kế hoạch của bạn

Không chỉ riêng GTD, bất cứ phương pháp làm việc nào cũng sẽ không hiệu quả nếu bạn không xem xét và đánh giá kỹ càng. Đặc biệt là khi lần đầu áp dụng, bạn cần phải xem lại nhiều lần để điều chỉnh và cập nhật cho phù hợp với cá nhân, thói quen học tập - làm việc để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Bước 5: Bắt tay vào thực hiện

Bước cuối cùng chính là bước quan trọng nhất, mọi kế hoạch đều sẽ không mang lại kết quả nếu bạn không hành động. Để có thể đạt được hiệu suất tốt nhất, bạn có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ giúp bạn tập trung hơn, ví dụ như Forest, BlockSite,... Những ứng dụng này đều miễn phí và đều có mục đích là giúp bạn tập trung xử lý công việc và loại bỏ các yếu tố gây phân tâm, chẳng hạn như Facebook, YouTube, Instagram,...

Bài viết liên quan: 4 ứng dụng miễn phí giúp bạn cải thiện khả năng tập trung và nâng cao hiệu suất làm việc - học tập

Theo:

An Nguyễn

Nguồn:

ProFin