Quan điểm

Làm việc hiệu quả #2: Vì sao bạn nên thay đổi thói quen làm việc đa nhiệm (Multitasking)?

17/01/2022 704

Một nghiên cứu khoa học cho thấy chỉ có 2,5% người tham gia có thể làm việc đa nhiệm hiệu quả.

3 lý do bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc

Năng suất làm việc - học tập giảm, tiêu tốn nhiều thời gian hơn

Theo một nghiên cứu khoa học, khi chúng ta thực hiện và ghi nhớ nhiều công việc cùng lúc - đặc biệt là những nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự tập trung cao độ, bộ não sẽ hoạt động kém hiệu quả hơn và dễ mắc sai lầm hơn.

Ngoài ra, sự đa nhiệm có thể khiến chúng ta không thể dồn sự tập trung vào một điều duy nhất. Chẳng hạn như một người vừa làm báo cáo hàng tuần vừa lập kế hoạch ngân sách cá nhân sẽ bị phân tâm nhiều hơn, từ đó dẫn đến họ phải mất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành cả hai. Bên cạnh đó, một nghiên cứu khác cũng cho thấy, những ai có thói quen “media multitask” (có thói quen vừa xem phim, lướt mạng xã hội,... vừa học tập - làm việc) có khả năng tập trung thấp, ngay cả khi họ chỉ đang làm một nhiệm vụ duy nhất.

Thiếu kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả

Không ít người cho rằng việc làm đa nhiệm có thể tiết kiệm thời gian và làm được nhiều thứ hơn. Đây chính quan điểm sai lầm, điều này chỉ đúng khi bạn thực hiện các nhiệm vụ đơn giản như: nghe podcast khi chạy bộ, gấp quần áo trong khi xem Netflix, hoặc kiểm tra email trong xếp hàng mua đồ,... Đối với các nhiệm vụ đòi hỏi công sức và sự tập trung cao độ liên tục, để có thể hoàn thành nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, bạn cần có kế hoạch sắp xếp và phân bổ công việc hợp lý. Trong khi đó, thói quen làm việc đa nhiệm có thể khiến bạn thường xuyên rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và gấp rút làm 2-3 việc cùng một lúc.

Bài viết liên quan: Tối ưu hóa công việc và đời sống cá nhân bằng phương pháp lập bản đồ tuần

Thường xuyên cảm thấy căng thẳng và áp lực

Khi có quá nhiều việc cần giải quyết, trong khi việc đa nhiệm hoàn toàn không giúp bạn hoàn thành công việc hoặc bài tập đúng hạn, bạn sẽ cảm thấy căng thẳng và áp lực nhiều hơn. Điều này về mặt lâu dài sẽ có tác động tiêu cực đến sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn.

3 bước thay đổi thói quen làm việc đa nhiệm

Nguồn ảnh: ProFin

Bước 1: Xác định nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu

Mỗi ngày, chúng ta đều có rất nhiều việc để làm, tuy nhiên chắc chắn không phải cái nào cũng có cùng mức độ ưu tiên như nhau. Việc nhận ra đâu là nhiệm vụ ưu tiên sẽ giúp bạn biết mình nên làm gì trước tiên, đồng thời giảm bớt căng thẳng và tiết kiệm thời gian hơn trước rất nhiều.

Bước 2: Xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bạn

Bạn có biết mỗi người đều có một “chronotype” (thời gian sinh học) khác nhau hay không? Trong cuốn sách The Power of When của Tiến sĩ Tâm lý Michael Breus, có 4 loại thời gian sinh học như sau:

Nhóm sư tử: Đây là nhóm người dậy sớm nhất trên thế giới (chiếm khoảng 15-20% dân số là người trưởng thành), tầm khoảng 5h30 sáng. Họ làm việc hiệu quả nhất vào 8-12h sáng, đến đầu giờ chiều sẽ dần cạn kiệt năng lượng, chỉ phù hợp để xử lý những công việc nhẹ nhàng.
Nhóm gấu: Nhóm thời gian sinh học phổ biến nhất với hơn 50% dân số người trưởng thành. Thời gian tập trung để xử lý công việc tốt nhất của họ là buổi sáng và giảm dần vào buổi chiều. Từ 15h trở đi, họ cảm thấy mệt mỏi và không còn nhiều năng lượng để giải quyết những nhiệm vụ phức tạp.
Nhóm sói: Khoảng 15% dân số thuộc nhóm này, ngược lại với nhóm gấu, những người thuộc nhóm này lại làm việc tốt hơn vào ban đêm. Họ bắt đầu xử lý công việc từ 14h, thời điểm tốt nhất để họ tập trung là kể từ 17h trở đi.
Nhóm cá heo: Không giống với ba nhóm còn lại, nhóm cá heo thường gặp khó khăn trong việc ngủ sâu, vì vậy mà thời gian sinh học của họ có thể khá thất thường. Dẫu vậy, năng suất làm việc của nhóm phát huy mạnh mẽ nhất vào khung giờ 10h - 14h.

Việc nắm được bản thân thuộc khung thời gian sinh học nào giúp bạn dễ dàng và sắp xếp công việc hiệu quả hơn, đồng thời có kế hoạch chăm sóc sức khỏe tốt hơn.

Bước 3: Lên lịch làm việc và loại bỏ những yếu tố gây phân tâm

Điều tiếp theo bạn cần làm chính là lên lịch làm việc hiệu quả cho mình. Bạn có thể áp dụng một số phương pháp làm việc hiệu quả, chẳng hạn như deep work (làm việc sâu). Ngoài ra, bạn nên cố gắng để không bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài khác như: Facebook, Instagram, TikTok,... Bạn có thể tham khảo một số ứng dụng miễn phí dưới đây để dễ dàng tập trung hơn:

Bài viết liên quan: 4 ứng dụng miễn phí giúp bạn cải thiện khả năng tập trung và nâng cao hiệu suất làm việc - học tập