Kiến thức

Phương pháp Kanban là gì? Làm thế nào để áp dụng vào quy trình quản lý công việc?

Dù bạn đang làm việc với một nhóm nhỏ hoặc thực hiện dự án cá nhân, phương pháp Kanban chính là giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.

Phương pháp Kanban là gì? Cách thức hoạt động của nó như thế nào?

Kanban là một từ tiếng Nhật đã xuất hiện từ những năm 1950, tạm dịch là “bảng hình ảnh trực quan” (visual board). Lúc đầu, cụm từ này được phát minh bởi Taiichi Ohno cho Toyota sử dụng như một hệ thống đảm bảo quy trình sản xuất không bị chậm trễ và đúng hạn. Đến năm 2007, Kanban lần đầu tiên được David Anderson định nghĩa là một phương pháp làm việc giúp giảm thiểu các hoạt động vô ích, đồng thời không làm giảm năng suất hoặc gia tăng chi phí.

Phương pháp Kanban phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, dù bạn đang làm việc trong một nhóm nhỏ hoặc là người làm việc tự do. Bên cạnh đó, Kanban được nhiều người đánh giá là đơn giản, dễ sử dụng và có hiệu quả cao.

Cách thức hoạt động của bảng Kanban khá đơn giản: Bạn có thể dùng trên bảng vật lý, hoặc ứng dụng hỗ trợ trên máy tính và điện thoại thông minh. Một bảng Kanban gồm có 3 thành phần chính như sau:

• Bảng: một không gian làm việc ảo hoặc bảng vật lý giúp bạn quản lý nhiệm vụ và quy trình làm việc.
• Cột: trong mỗi bảng có nhiều cột khác nhau, tương ứng với mỗi quy trình làm việc. Ví dụ như To Do (việc cần làm), In Progress (đang thực hiện), Complete (hoàn thành).
• Thẻ: mỗi thẻ sẽ nằm trong một cột của bảng Kanban, có thể là thẻ vật lý (giấy note) hoặc thẻ trong ứng dụng hỗ trợ. Mỗi thẻ sẽ tương đương với một nhiệm vụ cần được xử lý. Thẻ này sẽ được di chuyển qua các cột khác nhau tương ứng với từng quy trình được đặt ra, chẳng hạn như từ cột To Do chuyển sang cột In Progress.

Không chỉ vậy, bạn còn có thể sử dụng các chú thích với màu sắc khác nhau để bảng Kanban trông trực quan, sinh động hơn. Bạn hãy xem thử ảnh dưới đây để dễ hình dung:

3 ứng dụng hỗ trợ thiết lập quy trình làm việc Kanban

Trello

Hiện nay, đây là ứng dụng hoạt động dựa trên bảng Kanban phổ biến nhất, các khách hàng nổi bật của Trello gồm có Google, Squarespace và Costco. Trello có những ưu điểm nhất định như sau:

• Giao diện đơn giản, độ trực quan cao: thao tác tạo bảng, tạo thẻ trong Trello khá dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể tùy biến bằng cách thay đổi ảnh nền cho bảng, thẻ và chỉnh màu các nhãn đánh dấu quy trình làm việc.
• Có nhiều tính năng miễn phí đi kèm: Ngay cả với tài khoản không trả phí, bạn vẫn có thể dùng rất nhiều tính năng thú vị của Trello, chẳng hạn như tạo danh sách cần làm trong từng thẻ, thêm mô tả, bình luận và đính kèm file hoặc đường dẫn.
• Khả năng đồng bộ đa nền tảng: Trello hiện có mặt trên mọi nền tảng phổ biến hiện nay: Windows, IOS, MacOS, Android và trình duyệt web. Khả năng đồng bộ thông tin của Trello rất nhanh chóng giúp bạn có thể theo dõi công việc kịp thời từ mọi thiết bị.
• Đối với tài khoản miễn phí: được tạo tối đa 10 bảng và mỗi tệp đăng tải không vượt quá 10MB.

Asana

Không được biết đến tại Việt Nam nhiều bằng Trello, song Asana được tin dùng bởi nhiều công ty lớn như Nasa, The New York Times, Deloitte, và Red Bull. Một số ưu điểm vượt trội của Asana:

• Khả năng tích hợp hơn 100 công cụ làm việc khác: Đây chính là ưu điểm khiến Asana trở nên khác biệt. Bạn có thể kết nối Asana cùng với các tài khoản như Google, Microsoft Teams, Canva, Slack, Zoom, Vimeo,... để xử lý công việc một cách thuận lợi nhất. Đặc biệt là bạn không cần phải trả phí vẫn có thể dùng được tính năng này.
• Hỗ trợ nhiều chế độ xem khác nhau: Bên cạnh chế độ xem Kanban, Asana còn hỗ trợ bạn xem ở chế độ danh sách và chế độ lịch. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý nhiệm vụ và theo dõi quy trình làm việc.
• Đối với tài khoản miễn phí: kích thước mỗi tệp đăng tải không vượt quá 100MB, đồng thời không giới hạn số lượng tệp tải lên. Ngoài ra, mỗi tài khoản miễn phí đều được tạo không giới hạn các nhiệm vụ và bảng Kanban.

Notion

Notion đang là cái tên vô cùng quen thuộc với giới trẻ Việt Nam. Ứng dụng này có hỗ trợ nhiều mẫu dùng sẵn, trong đó có bảng Kanban. Ưu điểm của Notion là tính tùy biến cao (bạn có thể thêm hình ảnh, tích hợp playlist Spotify và một số công cụ khác.

Ưu điểm của Notion chính là đối với tài khoản miễn phí, bạn gần như có thể sử dụng hầu hết các tính năng độc đáo của ứng dụng này. Một vài hạn chế đó là bạn không thể đăng tải các tệp có kích thước vượt quá 5MB, mỗi bảng hoặc mỗi trang chỉ có mời tối đa là 3 người, bạn cũng không thể xem được lịch sử chỉnh sửa của từng trang hoặc bảng.

Bạn có thể truy cập vào đường dẫn này và nhấn vào nút Duplicate (Nhân bản) ở góc phải phía trên cùng để sử dụng.

Theo:

An Too

Nguồn:

ProFin tổng hợp