Trong hội thảo “Quản trị chi phí thế nào cho đúng?” do Bizzi tổ chức, anh Vĩnh An - CFO Phúc Lộc Thọ Food, chia sẻ những chiến lược mà anh đã thực hiện để giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng. ProFin trích lược những nội dung chính qua bài viết dưới đây.
* Đối với chuỗi bán lẻ như chuỗi cơm tấm Phúc lộc Thọ, khi doanh thu bị gián đoạn thì đâu là khó khăn lớn nhất về chi phí?
Đối với chuỗi F&B như Phúc Lộc Thọ, các chi phí tác động nhiều nhất trong giai đoạn này là chi phí mặt bằng đối với cấp độ từng cửa hàng. Ở cấp độ doanh nghiệp, chi phí về lương hoặc các chi phí phải trả nhà cung cấp là các chi phí chính, gây thử thách nhất cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại.
Nguồn: Hình chụp từ buổi hội thảo
* Sau khi phân chi phí ra theo cấp độ (cấp độ cửa hàng và cấp độ doanh nghiệp) các chi phí này sẽ được tiếp cận và xử lý như thế nào?
80% yếu tố giúp Phúc Lộc Thọ vượt qua khó khăn đều nhờ có sự hỗ trợ và đồng hành của các đối tác và nhân viên. 20% còn lại mang tính chất kỹ thuật. Theo đó, chúng tôi đã liệt kê tất cả các chi phí, doanh thu, dòng tiền vào, ra để có góc nhìn tổng quan. Từ đó, đưa ra kế hoạch tối ưu dòng tiền để đảm bảo doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động.
Đối với nhóm chi phí tiền lương: một trong những công cụ mà chúng tôi sử dụng, đó là “Value Driver Tree”. Đây là một công cụ hỗ trợ chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động của công ty. Chủ doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại là gì, số lượng công việc cần thực hiện nhiều hay ít. Từ đó xác định số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc.
Nhóm chi phí cho nhà cung cấp: khi phân tích về chi phí cho nhà cung cấp. Cần xác định nhà cung cấp nào không thể thiếu cho hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó sẽ ưu tiên hơn cho các nhà cung cấp này. Ngoài ra, cũng cần xác định mức độ thiện chí của nhà cung cấp.
Đối với nhóm chi phí mặt bằng. Đây là nhóm chi phí khiến rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ phải đau đầu. Đối với chi phí này, chúng tôi phân chúng thành nhiều nhóm để xác định thứ tự ưu tiên như thế nào. Ví dụ như: mặt bằng thuộc ưu tiên “nhóm 1”, là nhóm mặt bằng có tính hiệu quả. Trong nhóm này cần xác định các chủ nhà dễ tính và khó tính ra sao. Từ đó đưa ra chính sách đàm phán phù hợp với từng chủ nhà.
* Theo kinh nghiệm của anh, có những phương pháp nào để doanh nghiệp và bên cho thuê mặt bằng có thể thương lượng với nhau ngoài việc giảm giá thuê?
Như đã chia sẻ, đối với nhóm chi phí mặt bằng bên mình sẽ chia thành nhiều nhóm khác nhau theo mức độ hiệu quả, đồng thời phân loại chúng theo tính cách khó hay dễ của chủ nhà, từ đó đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp. Có những chủ nhà dễ tính, mình có thể đàm phán giảm chi phí thuê một mức nào đó mà chủ nhà có thể chấp nhận được. Đối với những chủ nhà khó tính, hoặc chủ nhà cũng đang gặp tình trạng khó khăn về dòng tiền, thì mình cũng nên chia sẻ khó khăn với họ. Cụ thể là có thể đàm phán với mức giảm thấp hơn so với các chủ nhà khác, hoặc phân bổ tiền thuê thành nhiều đợt để thanh toán, đồng thời cam kết khi tình hình hoạt động được ổn định trở lại thì số tiền thanh toán cũng sẽ cao hơn.
Ngoài ra đối với những mặt bằng mới, bên mình cũng đưa thêm điều kiện trong trường hợp không thể hoạt động được do yêu cầu phòng chống dịch bệnh. Lúc này doanh nghiệp sẽ không phải thanh toán chi phí thuê trong suốt thời gian dừng hoạt động. Các chi phí cơ bản vẫn được thanh toán đầy đủ như điện, nước,...
* Trong quá trình quản trị chi phí, anh có nhận thấy doanh nghiệp mình còn tồn tại các chi phí không cần thiết không?
Thực ra các khoản chi không cần thiết, lãng phí không chỉ lúc đại dịch xảy ra mới nhận thấy. Mà trong quá trình giám sát các hoạt động, chúng tôi vẫn luôn xem xét việc lãng phí có xảy ra hay không. Ví dụ khi doanh thu thời gian tới được dự đoán không đúng, thì việc nhập nguyên vật liệu quá nhiều sẽ gây ra lãng phí hàng tồn kho. Đặc biệt đối với ngành kinh doanh thực phẩm dòng đời sản phẩm rất ngắn.
* Anh có thể chia sẻ cách xây dựng định mức chi phí cho chuỗi cửa hàng của mình được không?
Chúng tôi có một đội ngũ R&D, nhiệm vụ của họ là tạo ra những sản phẩm cho Phúc Lộc Thọ. Ví dụ, khi nghiên cứu ra một công thức chung cho dĩa cơm tấm, công thức này sẽ được áp dụng cho toàn hệ thống. Từ công thức đó sẽ xác định được các định mức như thịt bao nhiêu gram, cơm bao nhiêu gram... Từ định mức đó sẽ xác định được giá vốn và giá thành cho mỗi sản phẩm.
Xem thêm: R&D là gì?
* Anh có giải pháp gì đối với chi phí lương thưởng của nhân viên trong giai đoạn doanh nghiệp không hoạt động được?
Rõ ràng trong giai đoạn này chi phí cho nhân sự cần phải được rà soát kỹ, đảm bảo không xảy ra tình huống nhân viên không quá thiếu thốn trong giai đoạn này. Với chi phí lương bên mình vẫn xác định theo khối lượng công việc và số lượng nhân viên cần để hoàn thành công việc. Tất nhiên với tình hình hiện tại thì khối lượng công việc cũng không nhiều. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần trao đổi với nhân viên để đề ra phương án chung. Có được sự đồng hành và chia sẻ từ phía nhân viên có thể giúp doanh nghiệp cầm cự được qua giai đoạn hiện tại.
Xin cảm ơn anh!
- Theo:
- Nguyễn Dương
- Nguồn:
- ProFin tổng hợp
