Quan điểm

Làm việc hiệu quả #6: Tối ưu 24 giờ mỗi ngày bằng các khối thời gian

Theo chia sẻ của Elon Musk và Bill Gates, kiểm soát thời gian bằng cách lên lịch trình là một phương pháp không thể bỏ qua nếu bạn muốn đạt hiệu quả công việc như mong đợi. Hãy cùng ProFin tìm hiểu về phương pháp này qua bài viết sau đây.

Time Blocking (tạm dịch: khối thời gian) là phương pháp quản lý thời gian bằng cách chia thành các khối thời gian tương đương với những công việc cần làm. Với phương thức này, bạn sẽ không bị hoang mang bởi khối lượng công việc đồ sộ, đồng thời luôn nhận thức được mỗi ngày mình nên làm gì trước tiên.

Theo phân tích từ trang Verywell Mind, phương pháp này giúp bạn cải thiện khả năng tập trung và giảm thiểu sự trì hoãn. Nguyên nhân chính là vì Time Blocking giúp bạn tối ưu danh sách việc cần làm (to-do list) của bạn: bạn có thể kiểm soát 24 giờ của mình tốt hơn bằng cách ưu tiên cho các đầu việc quan trọng nhất.

Chính vì vậy, phương thức này được rất nhiều chuyên gia doanh nhân có tiếng trên thế giới khuyên dùng. Một số cái tên nổi bật có thể kể đến như sau:

• Giáo sư Cal Newport - người đề xuất ra phương pháp làm việc Deep Work cho biết, ông luôn dành ra 20 phút mỗi tối để sắp xếp các khối thời gian cho ngày hôm sau. Ông nói thêm, khi áp dụng Time Blocking, khoảng 40 giờ làm việc bằng các khối thời gian đạt được hiệu suất tương đương hơn 60 giờ làm việc không có lịch trình cụ thể.

• Elon Musk - CEO của Tesla và SpaceX, ông được biết là một người tuân thủ theo lịch trình làm việc vô cùng dày đặc và chặt chẽ. Theo chia sẻ từ ông, một tuần ông làm việc 80 giờ (chia đều ra cho hai mảng kinh doanh chính ông đang quản lý).

• Bill Gates - Nhà Sáng lập Microsoft đã từng chia sẻ với trang The Telegraph, mỗi ngày ông sẽ chia nhỏ các công việc cần làm tương đương với các khối thời gian tương ứng để dễ dàng giải quyết mọi thứ.

Làm thế nào để áp dụng Time Blocking vào thực tế?

Để có thể sử dụng phương thức khối thời gian hiệu quả, sau đây là một số bước cơ bản bạn cần thực hiện:

#1: Liệt kê các công việc cần làm

Vào mỗi tối Chủ nhật hàng tuần, bạn nên dành ra từ 15 - 30 phút để liệt kê ra các đầu mục nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong tuần mới. Theo gợi ý từ Verywell Mind, không chỉ riêng những việc cần làm liên quan đến công việc, bạn có thể điền vào danh sách này các danh mục khác như: món đồ cần mua, khóa học trực tuyến, tập thể dục, viết nhật ký,...

#2: Đánh dấu nổi bật các đầu mục cần được ưu tiên

Sau khi liệt kê xong hàng loạt công việc cần xử lý, bước tiếp theo bạn nên xác định các nhiệm vụ nên được ưu tiên xử lý trong tuần (chẳng hạn như làm báo cáo quý, chuẩn bị tài liệu để trình bày với khách hàng,...). Khi biết được đâu là ưu tiên hàng đầu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thời gian giải quyết các đầu việc đó hiệu quả hơn.

#3: Sắp xếp các khối thời gian

Đây chính là bước quan trọng nhất, bạn nên vạch ra lịch trình chi tiết cho một ngày của mình. Ví dụ cụ thể như sau:

• 6h30 - 7h30: Chuẩn bị trang phục, ăn sáng - đến chỗ làm
• 8h - 8h30: Kiểm tra email và tài liệu
• 9h - 10h30: Thu thập, tổng hợp dữ liệu làm báo cáo quý
• 14h - 15h: Họp định kỳ với cấp trên

Tùy vào tính chất công việc và thói quen của mỗi người, các khối thời gian nên được sắp xếp và tùy chỉnh sao cho bạn cảm thấy thoải mái và dễ thực hiện nhất.

#4: Bắt đầu thực hiện và duy trì hàng ngày

Khi đã hoàn thành lịch trình chi tiết mỗi ngày, bạn cần bắt tay vào hành động. Bạn có thể liệt kê các danh mục cần làm thủ công (như ghi ra sổ, điền vào file Excel,...) hoặc sử dụng các ứng dụng - phần mềm nhắc nhở để không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng. Sau đây, ProFin sẽ gợi ý một vài cái tên vừa hữu ích vừa miễn phí:

• Google Calendar (trình duyệt web, Android, IOS): ứng dụng lịch tích hợp tính năng ghi chú - nhắc nhở hoàn toàn miễn phí đến từ Google. Người dùng dễ dàng tạo các khối thời gian có màu sắc khác nhau, mỗi khối tương ứng với một nhiệm vụ.

• Any.do và Todoist (trình duyệt web, Android, IOS): cả hai ứng dụng ghi chú này có phiên bản miễn phí và trả phí. Với phiên bản không tính phí, bạn có thể tạo các danh sách việc cần làm theo danh mục, đặt nổi bật các đầu mục ưu tiên. Ngoài ra, người dùng có thể liên kết với các ứng dụng lịch khác như Google Calendar, Outlook Calendar,...

Một lưu ý khác là khi lập kế hoạch làm việc với Time Blocking, bạn chỉ nên tập trung vào nhiệm vụ đã đề ra, không nên làm nhiều việc cùng lúc (hay còn gọi multitasking). Vì thế, khi có việc đột xuất, bạn nên điều chỉnh linh hoạt lịch trình của mình thay vì cố gắng xử lý nhiều việc cùng lúc.

Theo:

An Nguyễn

Nguồn:

ProFin